Касса расходный кассовый ордер. Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер (РКО) - это первичный кассовый документ, на основании которого из кассы организации выдаются наличные средства.

Скачайте бесплатно бланк и образец заполнения расходного кассового ордера

Применение расходного кассового ордера

Форма бланка расходного кассового ордера унифицирована и имеет кодировку КО-2.

Расходный ордер в одном экземпляре выписывает сотрудник бухгалтерии, отдает на подпись руководителю и главному бухгалтеру организации, после чего РКО фиксируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3) .

РКО может заполняться как вручную, так и электронным способом. При заполнении кассового ордера не допускаются помарки и исправления.

Как правильно заполнить расходный кассовый ордер в 2019 году

1. Вверху указывается название организации, выдавшей ордер, его код по ОКПО, наименование структурного подразделения этой организации, если ордер выдавался в подразделении. Если нет подразделения, ставится прочерк.

2. Указывается номер РКО - порядковый, из журнала регистрации КО-3 - и дата выписки ордера (день, месяц, год)

3. В табличной части:

в графе «Дебет» пишется код структурного подразделения, выдавшего деньги (или ставится прочерк); номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отражается выбытие наличности из кассы; код аналитического учета по корреспондирующему счету, если организация такие коды применяет. Или ставится прочерк.
в графу «Кредит» вписывается номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражают выдачу денег из кассы;
сумма обозначается цифрами;
код целевого назначения пишется в том случае, если организация их применяет; если нет - ставится прочерк.

4.Под таблицей:

вписывается ФИО получающего деньги лица;
по какому поводу или на основе чего выдаются средства (зарплата, на покупку расходных материалов, на хозяйственные расходы, на основании накладной и т.п.);
сумма пишется с начала строки с большой буквы, рубли - прописью, копейки цифрами. Оставшееся в строке суммы пустое место прочеркивается;
в строку «Приложение» вписываются прилагаемые документы и их данные, на основании чего выдаются деньги (служебная записка, квитанция, накладная, заявление и пр.).

6. Строку «Получил» заполняет человек, которому выдаются деньги: с заглавной буквы без отступа получатель вписывает заявленную сумму, рубли прописью, копейки цифрами. Оставшееся пустое место прочеркивается. Получатель ставит дату и расписывается.

7. Последние строки заполняет кассир, после того как проверит правильность заполнения РКО. В них указывается, что за документ был предъявлен получателем (обычно это паспорт), его номер, дата и место выдачи. После этого кассир подписывает ордер, расшифровывая свою подпись, и выдаёт деньги. Сам ордер остаётся у кассира.

По расходному кассовому ордеру из кассы делается выдача наличных денег. Он обладает информационной формой – форма № КО 2 . Выдача материальных средств через расходный кассовый ордер делается только после предъявления все необходимых удостоверяющих личность бумаг. Получатель должен написать расписку черной либо синей пастой в получении денег, и в ней точно указать сумму (прописью). В случае если в расходный кассовый ордер не вносится расписка, то выданная денежная сумма рассматривается как недостача.

Из-за важности документа, мы вам предоставляем пример заполнения кассового ордера.

Пример заполнения кассового ордера:

В строчке «Организация» необходимо указать наименование организации (в полной форме), которое занимается выдачей из кассы материальных средств и его под ОКПО. Если выдача средств происходит в структурном подразделении, тогда нужно заполнить соответствующее поле. В другом случае ставится прочерк.

Обладает строчками «Номер документа», «Дата составления» в них нужно указать номер расходного кассового ордера и дату выдачи наличных денег.

В графе кассового ордера бланка «Код структурного подразделения» вписываются обособленные подразделения организации согласно тем кодам, которые были им присвоены.

В строке расходного кассового ордера «Корреспондирующий счет» вносится счет в дебет которого относится деньги из кассы.

В строчке «Код аналитического учета» вписывается код системы аналитического учета.

В строке «кредит» кассового ордера бланка нужно указать счет пятьдесят (потому как сумма денег выдается из кассы).

В графе расходного кассового ордера «сумма» вписывается полная сумма выданных денег (цифрами).

Графа «Код целованного назначения» кассового ордера бланка заполняется только в том случае, когда сумма денег выдается в форме целевого финансирования.

В графе расходного кассового ордера «выдать» вписывается ФИО физического либо юридического лица, которому и производится выдача денег из кассы.

В строке кассового ордера бланка «основание» вписывается содержание проводимой операции по выдаче материальных средств, например: «выдано в подотчет», «выручка сдана в банк» и т.д.

В графе расходного кассового ордера «Сумма» указывается точная сумма выданных денег (указывается прописью, с заглавной буквы, копейки цифрами, пустое место прочеркивается).

В «приложении» кассового ордера бланка вписываются все реквизиты приложенных к нему бумаг (само наименование, номер, а также дата составления), далее на основе, которых и выдаются деньги, например: расчетно-платежная ведомость, заявление сотрудника и так далее.

В графе «получил» получатель вписывает получаемую сумму (прописью, пустое место прочеркивается).

В строке «По» указываются реквизиты бумаг, которые подтверждают личность.

Сама форма заполняется сотрудником бухгалтерии только в одном экземпляре, подписывается начальником предприятия, глав. бухгалтером, а также уполномоченным лицом. КО2 регистрируется в журнале КО3.

Расходный кассовый ордер (РКО) - это документ, который применяется для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия.

Оформление расходного кассового ордера

РКО заполняется на компьютере либо выписывается от руки сотрудником бухгалтерии в одном экземпляре. Помарки и любые исправления не допускаются. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации расходных и приходных кассовых документов (форма № КО-3), подписывается главным бухгалтером либо уполномоченным лицом, а также руководителем организации (подпись руководителя не является обязательной в случае, если его резолюция, разрешающая выдачу денег из кассы, есть на приложениях к РКО). Заполненный бланк расходного кассового ордера проверяется кассиром на правильность составления. Приложения к РКО погашаются кассиром надписью «Оплачено» либо штампом с проставлением даты на них. Расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.

Как заполнять расходный кассовый ордер

Бланк расходного кассового ордера имеет унифицированную форму № КО-2. Приведем инструкцию по заполнению расходного кассового ордера:

в поле «Организация» пишется наименование организации, выдавшей РКО;
в графе «Структурное подразделение» указывается название структурного подразделения организации, выдавшего РКО (при его отсутствии ставится прочерк);
в строке «Номер документа» указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов (нумерация РКО должна быть непрерывной);
в поле «Дата составления» проставляется дата выдачи денег из кассы организации арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.;
в графе «Дебет» указывается код структурного подразделения, в котором производится выдача денег (при его отсутствии ставится прочерк); номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отражается выбытие наличных денежных средств из кассы; код аналитического учета по корреспондирующему счету (если применение таких кодов не предусмотрено в организации, ставится прочерк);
в строке «Кредит» ставится номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы (как правило, это счет 50 «Касса»);
в графе «Сумма, руб. коп.» указывается выдаваемая из кассы денежная сумма цифрами;
в поле «Код целевого назначения» заносится код назначения использования выбывших из кассы денежных средств (если применение таких кодов не предусмотрено в организации, ставится прочерк);
в строке «Выдать» указывается ФИО лица в дательном падеже, кому будут выданы деньги из кассы организации;
в графе «Основание» пишется содержание хозяйственной операции (например: аванс на командировочные расходы, для сдачи в банк, выдача материальной помощи и т.п.);
в строке «Сумма», так же, как и в , указывается прописью с заглавной буквы сумма (в рублях) выдаваемых денежных средств из кассы предприятия, копейки пишутся цифрами. Следует отметить, если после указания суммы в рублях осталось свободное место в строке, оно прочеркивается;
в поле «Приложение» пишутся реквизиты прилагаемых первичных документов, на основании которых выдаются деньги из кассы предприятия (доверенность на получение денег - если деньги выдаются работнику сторонней организации, квитанция, приказ, заявление и пр.).

Ниже идут подписи и расшифровки подписей руководителя организации и главного бухгалтера.

Затем следуют строки, которые заполняет лицо, получающее деньги из кассы:

в строке «Получил» указывается прописью с заглавной буквы сумма (в рублях) получивших денежных средств из кассы предприятия, копейки пишутся цифрами. Следует отметить, если после указания суммы в рублях осталось свободное место в строке, оно прочеркивается;
ниже лицо, получившее деньги из кассы, указывает дату получения денежных средств и ставит свою подпись.

Следующие строки заполняются кассиром после выдачи денег по РКО: в них он указывает наименование, номер, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность человека, которому выдаются денежные средства из кассы предприятия, ниже ставит свою подпись и расшифровку подписи (фамилия и инициалы).

Новая форма "Расходный кассовый ордер" официально утверждена документом Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.

Подробнее о применении формы "Расходный кассовый ордер":

Как исправляется ошибка неверно указанного вида оплаты при использовании ККТ нового типа (онлайн-кассы)?
Касается необходимости оформления РКО (форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от...
Возврат денег покупателю при использовании онлайн-кассы
Оформления расходного кассового ордера (форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от...
Отмена налога на "движку" и пересмотр критериев контролируемости готовы ко 2 чтению
Госдума подготовила ко второму чтению законопроект № 249505-7 с учетом недавно предложенных кабмином поправок. Проект был принят в первом чтении в конце прошлого года, и был изначально нацелен на сокращение сроков камеральных проверок до одного месяца с момента подачи налоговой декларации (сейчас статьей 88 НК установлен срок 3 месяца). Теперь понятно, что этой идее (авторами которой выступили депутаты) не суждено было воплотиться, законопроект использован в качестве "рыбы" для...
Раздутые взносы ИП, не отчитавшихся о доходах, спишут: законопроект готов ко 2 чтению
Кроме того, оговорен порядок списания безнадежных недоимок по взносам за периоды до 2017 года, числящихся за работодателями. Комитет Госдумы по бюджету и налогам подготовил ко второму чтению законопроект № 300200-7 , который изначально был посвящен корректировке ряда норм, так или иначе касающихся контролируемых иностранных компаний и доходов от их работы. Ко второму чтению в проект внесено множество поправок, в том числе он дополнен изменениями в закон от 3 июля 2016 года № 243-ФЗ, которым в...
Росстат: цены на бензин в России начали расти
Самые значимые новости недели 14 - 17 июня 2016 года
12,1% >>> Ко 2 чтению проект о праве акционеров...
Законопроект о необоснованной налоговой выгоде не забыт: грядет доработка ко 2 чтению
Законопроект № 529775-6 о необоснованной налоговой выгоде будет доработан ко второму чтению с учетом мнения бизнеса и профессионального сообщества при участии абсолютно всех заинтересованных сторон в формате широкой открытой дискуссии, заверяет председатель комитета Госдумы по бюджету и налогам Андрей Макаров. Эту мысль доносит "РИА Новости". Макаров сообщил, что бюджетный комитет совместно с представителями налоговой сферы, бизнеса и экспертов возвращается к работе над указанным...
Ко 2 чтению проект о праве акционеров вносить вклады в имущество АО оброс деталями
Госдума приняла во втором чтении законопроект № 734315-6 о внесении изменений в федеральный закон "Об акционерных обществах", внесенный одним из депутатов. Закон предлагается дополнить новыми нормами, согласно которым акционер будет вправе вносить в имущество АО денежный вклад. Согласно первоначальной версии законопроекта, в этих целях достаточно было внести новый пункт в статью 31 закона об АО, которая содержит указание на права акционеров АО. Теперь же - ко второму чтению - решено...

Кассовые операции предполагают прием и выдачу наличности на предприятии. Одна из них — расход денежных средств. Она предполагает выдачу специального документа отчетности — кассового ордера. Расскажем о нем подробнее и ознакомимся с бланком.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Что это за документ

Согласно установленным Центральным Банком РФ правилам, каждое предприятие в стране должно иметь кассовый аппарат для совершения операций с физическими и юридическими лицами. К аппарату прилагается книга для ведения строгой отчетности.

Ответственным работников может являться как кассир, так и иное лицо, исполняющее его обязанности.

Расходный кассовый ордер — обязательный для выдачи документ, если требуется выделение наличных средств на какие-либо нужды. Таким образом, совершается расходная операция.

В небольших компаниях такие ситуации часто встречаются, если ответственного сотрудника отправляют:

за покупками в канцелярский магазин;
материалов для косметического ремонта;
средств для озеленения территории и так далее.

Многие из нас часто сталкиваются с данным типом ордера, но не все знают правила выдачи документа и особенности его оформления.

Когда его составляют

Документ оформляется в момент выдачи денег из кассы.

При этом не важно, на какие цели выдается наличность:

на личные нужды сотрудников компании (командировочные расходы, материальная помощь в сложных жизненных ситуациях);
под отчет (к этой категории относят случаи выдачи денег сотруднику для траты их на нужды компании, о которых говорилось выше);
для оплаты авансов и заработной платы (в некоторых случаях);
в банках при сдаче выручки для зачисления ее на расчетный счет;
при предоставлении средств кассиру для того, чтобы они были в кассе (часто происходит в магазинах для того, чтобы покупатели могли получить сдачу).

Оформление кассового ордера сопровождает данную операцию каждый раз. Документ выписывается в единственном экземпляре. Каждый раз новый выписанный ордер фиксируется в учетном журнале.

Некоторые операции возможно только при составлении письменных заявлений для контроля и идентификации оснований выдачи денег. Ответственный за кассу должен щепетильно подходить к вопросу и четко понимать, когда расходный ордер должен оформляться, а когда нет.

Важно! Выдача наличных средств может осуществляться и по другим утвержденным документам, которые должны при этом содержать штамп с реквизитами расходного кассового ордера (РКО).

Документ отчетности имеет четкую утвержденную форму, о чем поговорим ниже.

Правила составления

Форма бланка утверждена была еще в 1998 году Постановлением Госкомстата. В альбоме унифицированных форм по учету кассовых операций ее легко найти под номером КО-2.

Согласно правилам, оформлением РКО имеет право заниматься:

бухгалтер, ответственный за данный вид операций;
главный бухгалтер;
кассир;
руководитель (если бухгалтер или главный бухгалтер на предприятии не предусмотрены).

Каждый из них имеет право подписывать документ, однако первоочередность предоставляется руководителю или главному бухгалтеру. Только при их отсутствии ордер могут заверить другие ответственные сотрудники.

Для того, чтобы заполнить бланк, разрешено использовать один из двух видов носителей:

бумажный (приобрести бланки и выписывать РКО от руки);
электронный (скачать на нашем сайте и заполнять его в зависимости от нужд предприятия).

После заполнения электронного бланка, его обязательно нужно распечатать. Датируется документ тем днем, когда производилась выдача наличности. Иное не допускается.

Важно! При заполнении РКО запрещены помарки и исправления.

Оформление документа предполагает идентификацию личности лица, получающего денежные средства. Наиболее приемлемый способ, если гражданин не является сотрудником компании, сделать это по основному документу — паспорту.

Скачать бесплатно бланк расходного кассового ордера 2019 года можно по ссылкам ниже:

Порядок заполнения документа таков:

Вверху в графе «организация» указывается полное наименование юридического лица или ИП. В случае, если РКО выдает подразделение, заполняется и первая, и вторая строчка. Если такового нет, просто поставьте прочерк.
Номер документа ставится порядковый с нарастающим итогом. Номера не должны прерываться. Дата ставится согласно учетному журналу или сегодняшняя, если деньги выдаются сегодня.
Табличная строка «дебет» должна содержать номер структурного подразделения, которое выдает наличность, или номер корсчета, по которому отображается физический расход средств.
Табличная строка «кредит» как правило содержит кассовый счет 50.
Теперь следует определить цель выдачи наличных средств и отразить это в поле «Код целевого назначения». В некоторых случаях уместно поставить прочерк, если на предприятии не введена система кодов на этот случай.
Укажите сумму прописью в рублях и копейках, не оставляя при написании длинных пробелов.
В графе выдать полностью вписываются фамилия, имя и отчество сотрудника или гражданина (записывается как в паспорте).
В строчке «основание» при необходимости указывается, почему гражданину выдали наличные. В некоторых случаях можно поставить прочерк.
Там, где указано «приложение», вписывается наименование и номер документа, на основании которого производилась выдача.

После того, как все строки заполнены, следует поставить подписи и расшифровать их, а также заверить документ печатью организации. Лицо при получении денег обязательно расписывается и заполняет строки внизу.

Пример заполненного бланка:

Если выдача средств не производится для оплаты труда работника, НДФЛ с суммы не взимается. Учтите, что за неправильный учет документов предусмотрены штрафные санкции. Организация может лишиться от 40 до 50 тысяч рублей.

Срок хранения учтенных РКО после завершения отчетного года составит пять лет.